SPIE Belgium goed voorbereid op veranderingen met Agresso Business World

SPIE werkt voor de markten van infrastructuur en industrie en tertiair als een integrator van multitechnische oplossingen en diensten in diverse sectoren: energie, elektriciteit, instrumentatie, werktuigkunde, industriële piping, automatisering, verkeersbeheer en klimaatregeling. Het Franse bedrijf is een mondiale speler en heeft behalve in het thuisland vestigingen in nog 27 landen. Elk land waar SPIE actief is, kent een autonoom beleid en er zijn weinig pan-Europese contracten. Wel rapporteren alle landen aan de moederorganisatie. Zowel de markten waarin SPIE actief is als het bedrijf zelf zijn continu aan verandering onderhevig, zegt IT-manager Mark Van Damme van SPIE Belgium. Hij herkent in zijn bedrijf (8 vestigingen, 180 miljoen euro omzet, 1.200 medewerkers, werkzaam in sectoren lokale overheid, commerciële sector en de industrie) een echte BLINC-organisatie (Businesses Living IN Change).

Rentabiliteit
SPIE Belgium is als organisatie continue aan veranderingen onderhevig. De laatste vijf jaar zijn zeven onafhankelijke firma's in België samengevoegd tot een bedrijf. SPIE, tot 2006 in handen van het Britse AMEC, werd ook weer zelfstandig. "Daarnaast verandert de markt. Organisaties sluiten steeds vaker full-service uitbestedingcontracten af in plaats van deelcontracten. Daarbij wordt meer en meer gestuurd op Key Performance Indicatoren: na het behalen van deze doelen volgt er een extra variabele vergoeding. Wij staan dicht bij de markt. Zo verkopen we geen mankracht maar oplossingen. Daarom moeten we snel inspelen op veranderingen." SPIE Belgium wil groeien zowel door acquisities als autonoom. Daarbij is rentabiliteit het uitgangspunt en in mindere mate volume.

Eenvoudig aanpasbaar
Om veranderingen te kunnen ondersteunen, moest SPIE Belgium op zoek naar een nieuwe ERP-oplossing. Voor 2005 maakte het bedrijf gebruik van diverse administratieve systemen en maatwerkapplicaties, waardoor realtime overzicht ontbrak. Divisieoverkoepelende rapportages gebeurden met spreadsheets. In 2005 werd overgegaan op SC5 van Soft Cell. In maart 2006 ging de Antwerpse softwaremaker echter failliet en de ondersteuning op SC5 stopte van de ene op de andere dag. SPIE Belgium startte direct de zoektocht naar een nieuwe oplossing. De applicatie moest alle aanwezige applicaties kunnen vervangen en eenvoudig aanpasbaar zijn in het geval van organisatorische veranderingen. De uitkomsten van de recente marktverkenning lagen nog vers in het geheugen en SPIE Belgium ging daarom af op deze verzamelde kennis. In de finale selectie werden twee partijen, waaronder Unit 4 Agresso, uitgenodigd voor een presentatie.

Succesvolle implementatie
"Tijdens de demo hebben we ons ook afgevraagd hoe de applicatie zich zou gedragen als de consultant de deur dicht trekt", aldus Mark Van Damme. "We raakten onder de indruk van de rapportages, de functionaliteit en de aanpasbaarheid van Agresso Business World." De beslissing om voor de ERP-oplossing van Unit 4 Agresso te gaan, was al snel gemaakt. Maar de technische dienstverlener, die eerder nare ervaringen had als gevolg van faillissement van de vorige IT-leverancier, heeft eerst uitgebreid onderzoek gedaan naar de financiële slagkracht van Unit 4 Agresso. De maker van Agresso Business World bleek een gezonde onderneming. Na een zes maanden durende 'zeer succesvolle' implementatietijd is SPIE Belgium oktober 2007 live gegaan.

Glazen bol
Agresso Business World draait nu (juli 2008) ruim negen maanden. In die tijd hebben zich nog geen omvangrijke organisatorische veranderingen voorgedaan die in het systeem moesten worden aangepast. Het feit dat Mark Van Damme na de implementatie geen beroep heeft moeten doen op externe consultants noemt hij zeer positief. "We konden tijdens de selectie natuurlijk niet in een glazen bol kijken hoe het systeem zich zou gedragen. Maar het draait volledig vanaf dag één. De kleine aanpassingen als gevolg van wijzigingen aan de divisiestructuur hebben we zelfstandig kunnen verrichten."

Alle dertig administraties zitten in Agresso Business World en medewerkers kunnen overal - op kantoor of via een vpn-verbinding - het systeem benaderen. Medewerkers geven projectverantwoording via de overzichtelijke webclient door. Door de interne workflow komt alle informatie op de juiste plek terecht. Daardoor zien projectverantwoordelijken direct de (financiële) status van hun project en kunnen ze verdere bewerkingen verrichten. Hierover is Mark Van Damme zeer positief. "Vroeger werden financiële gegevens van de vele projecten slechts een keer per maand naar het systeem overgezet. Doordat we gebruik maakten van verschillende oplossingen, was het niet eenvoudig om gegevens snel samen te brengen."

Vlotter
Ook het goedkeuren en verwerken van facturen verloopt veel vlotter. De rapportagemogelijkheden ervaart Mark Van Damme als zeer uitgebreid. "Je zit niet vast aan bepaalde stramienen maar kunt alles zelf bepalen."Medewerkers schrijven hun uren direct in het systeem en hoeven geen aparte briefjes in te vullen. "Ok, het kost de medewerker iets meer tijd dan het noteren op papier, maar het gehele proces verloopt sneller", zegt Mark Van Damme. "Gegevens komen na registratie op de juiste plaats in het pakket terecht."
 
Mocht een organisatorische verandering plaatsvinden, dan heeft Mark Van Damme er vertrouwen in dat hij deze zelfstandig in het systeem kan doorvoeren. Voordat SPIE Belgium een beslissing nam voor een nieuw ERP-systeem, is het gaan kijken bij Cegeka. Dit Belgische IT-bedrijf heeft in Agresso Business World ondermeer gewijzigde divisiestructuren zelfstandig kunnen doorvoeren evenals de administratie van het overgenomen bedrijf Ardatis. "We hebben een gelukkige overstap gemaakt, al hebben we met het faillissement van Soft Cell twee verloren jaren gehad wat betreft IT-vooruitgang. Maar we zijn nu weer op het juiste niveau en er zit potentie in Agresso Business World. We zijn klaar voor verandering."